(目的)

第1条　この規程は，旭川医科大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ敏速な処理を図るため必要な事項を定め，もって事務能率の向上に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書記号及び文書番号)

第3条　本学において接受又は発送する文書のうち，学内相互間以外の文書で特に重要と認められるものについては，別表の文書記号及び文書番号を付するものとする。

(文書管理担当者)

第4条　国立大学法人旭川医科大学法人文書管理規程第5条第4項に規定する文書管理担当者は，この規程の定めるところに従い，当該各課における文書の接受，配付等の事務を処理しなければならない。

(文書の取扱い)

第5条　文書は常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。

(文書の処理)

第6条　文書は，第10条に定める起案又は供閲により速やかに処理しなければならない。ただし，特に重要と認められる文書は，あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。

(文書の接受)

第7条　第2条第1号イに規定する接受文書は，総務課文書法規係(以下「文書法規係」という。)において接受するものとする。ただし，休日又は勤務時間以外の時間においては，医療事務宿日直勤務者等が接受し，文書法規係に引き継ぐものとする。

(文書法規係の処理)

第8条　文書法規係は，前条の規定により接受した文書(前条第3項及び4項に掲げる文書を除く。)を，次に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書管理担当者の処理)

第9条　前条の規定により文書の配付を受けた文書管理担当者は，特に文書記号及び文書番号を付す必要のある文書について，法人文書受信発信簿に所要事項を記入するものとする。

(電子文書の処理)

第9条の2　前3条の規定にかかわらず，電子メール等による電子文書を接受したときは，所管の組織において当該電子メール等の受信記録を保存することにより，接受後の処理をしたものとみなす。

(起案文書の作成)

第10条　文書の起案は，別に定めのあるものを除き，別紙様式第2号による原議書を用いて行い，原則として1案件に1原議書を用いて作成するものとする。ただし，2以上の案件が相互に関連する場合であって，1原議書を用いて処理した方が事務処理上適切であると認められるものについては，この限りではない。

(起案文書の区分)

第11条　起案文書には，当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の末尾に括弧書きする等の方法により，その区分を明示しなければならない。

(起案を要しない供閲)

第11条の2　起案を必要としない文書は，案件又は内容に応じて電子メールによる送付，電子掲示板への掲示，写しの配付その他適切な方法により関係者の閲覧に供するものとする。

(合議)

第12条　起案文書の内容が他の課等に関係するときは，当該課等に合議しなければならない。ただし，事前に関係課等と協議し意見の調整が可能な場合又は決裁後連絡をもって足りる場合は，この限りではない。

(合議文書の訂正)

第13条　起案文書の合議を受けた課等において，合議を受けた文書について異なる意見があるとき又は訂正を要すると認められるときは，脱字等軽易なものを除き，起案の課と協議しなければならない。

(至急文書の回議)

第13条の2　起案文書で緊急に処理する必要があるもの(以下「至急文書」という。)は，原議書の右上辺に付せんを貼り，回議するものとする。

(秘密文書の回議)

第13条の3　秘密文書の回議に当たっては，その秘密が漏れないよう細心の注意を払わなければならず，秘密文書である旨を表示した封筒に入れ回議するものとし，必要に応じて起案者が持ち回りで決裁を受けるものとする。また，電子文書にあっては，パスワードによるアクセス制御を行うものとする。

(決裁の原則)

第13条の4　起案文書は，別段の定めのある場合を除き，名義者の決裁を受けて施行しなければならない。

(専決)

第13条の5　起案文書の速やかな処理を図るため必要があるときは，第13条の4の規定にかかわらず，専決者を定めて専決させるものとする。

(代理決裁)

第13条の6　名義者が出張，休暇等で不在のときは，至急文書については，特に重要なものを除き，代理決裁者を定めて代理決裁させることができる。

(文書の名義，専決及び代理決裁)

第14条　文書の名義，専決及び代理決裁に関しては，旭川医科大学文書決裁規程(平成16年旭医大達第26号)の定めるところによる。

(発送文書の日付)

第15条　決裁を得て発送を要する文書(以下「発送文書」という。)の日付は，決裁の月日とする。ただし，特別の事由があるものについては，この限りでない。

(決裁を受けた文書の処理)

第16条　決裁を受けた文書で文書記号及び文書番号を記入する必要のあるものは，起案係において当該文書に決裁年月日を記入の上，文書管理担当者に提示し，当該文書及び公文書受信発信簿に所要事項の記入を受けなければならない。

(浄書，照合及び発送準備)

第17条　発送する文書の浄書，照合及び発送準備は，原則として起案課が行うものとする。

(公印の使用)

第18条　公印の使用は，旭川医科大学公印規程(平成16年旭医大達第30号)の定めるところによる。

(発送)

第19条　文書の発送は，当該部署で行うものとする。

(電子文書の発送)

第19条の2　前条の規定にかかわらず，電子文書の発送は，電子メール等を利用して行うことができる。

(完結)

第20条　文書は，当該文書の案件の処理が終わったときをもって完結する。

(整理，保存及び廃棄)

第21条　完結した文書の保存及び廃棄等については，旭川医科大学文書管理規程に定めるところによるものとする。ただし，文部科学省共済組合に係る文書については，国家公務員共済組合法施行規則(昭和33年大蔵省令第54号)に定めるところによる。

(調整)

第22条　この規程の運用に関し疑義が生じた場合は，総務課長が決定する。