(目的)

第1条　この規程は，旭川医科大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ敏速な処理を図るため必要な事項を定め，もって事務能率の向上に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは，その内容が本学の所掌事務に係る書類で，次に掲げるものをいう。

(文書記号及び文書番号)

第3条　本学において収受又は発送する文書に付す文書記号は，別表のとおりとする。

(文書取扱主任)

第4条　各課に次に掲げる文書取扱主任を置き，当該課における文書取扱の事務を処理させる。

(文書の取扱い)

第5条　文書は丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。

(文書の処理)

第6条　文書は，起案又は供閲により速やかに処理しなければならない。ただし，特に重要と認められる文書は，あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。

(文書の収受)

第7条　第2条第2号に規定する文書は，総務課文書法規係(以下「文書法規係」という。)において収受するものとする。ただし，休日又は勤務時間以外の時間においては，医療事務宿日直勤務者等が収受し，文書法規係に引き継ぐものとする。

(文書法規係の処理)

第8条　文書法規係は，前条の規定により収受した文書(前条第3項に掲げる文書を除く。)を，次に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書取扱主任の処理)

第9条　前条の規定により文書の配布を受けた文書取扱主任は，法人文書受信発信簿に所要事項を記入した上，担当係長に配布するものとする。

(起案文書の作成)

第10条　文書の起案は，別紙様式第3号による原議書を用いて行い，原則として1案件に1原議書を用いて作成するものとする。

(起案文書の区分)

第11条　起案文書には，当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の末尾に括弧書きする等の方法により，その区分を明示するものとする。

(審査)

第12条　文書取扱主任は，文書に誤字，脱字等不適当なものがあったときは，起案係に訂正させるものとする。

(起案文書の回議等)

第13条　起案文書の内容が他の課に関係があるときは，合議の課名を記入し，当該課の文書取扱主任に回付しなければならない。

(合議文書の訂正)

第14条　起案文書の合議を受けた課において，合議を受けた文書の訂正を要すると認められるときは，脱字等軽易なものを除き，起案の課と協議しなければならない。

(文書の名義及び決裁)

第15条　文書の名義及び決裁は，旭川医科大学文書決裁規程(平成16年旭医大達第26号)の定めるところによる。

(事務局長等の経由)

第16条　学長，副学長，図書館長又は病院長の決裁を受けようとする文書は，あらかじめ事務局長の承認を得なければならない。

(発送文書の日付)

第17条　発送文書の日付は，決裁の月日とする。ただし，特別の事由があるものについては，この限りでない。

(決裁を受けた文書の処理)

第18条　決裁を受けた文書で文書記号及び文書番号を記入する必要のあるものは，起案係において当該文書に決裁年月日を記入の上，文書取扱主任に提示し，当該文書及び公文書受信発信簿に所要事項の記入を受けなければならない。

(浄書，照合及び発送準備)

第19条　発送する文書の浄書，照合及び発送準備は，原則として起案課が行うものとする。

(公印の使用)

第20条　公印の使用は，旭川医科大学公印規程(平成16年旭医大達第30号)の定めるところによる。

(発送)

第21条　文書の発送は，当該部署で行うものとする。

(完結)

第22条　文書は，当該文書の案件の処理が終わったときをもって完結する。

(整理，保存及び廃棄)

第23条　文書の整理，保存及び廃棄に関しては，別に定める。

(調整)

第24条　この規程の運用に関し疑義が生じた場合は，総務課長が決定する。