○旭川医科大学病院スキャンによる紙媒体の電子化に関する運用管理細則
平成27年1月14日
病院長裁定
(趣旨)
第1条 この細則は，旭川医科大学病院診療情報管理規程(平成16年旭医大達第203号)(以下「診療情報管理規程」という。)第15条の規定に基づき，旭川医科大学病院(以下「本院」という。)における紙媒体のスキャンによる電子保存を，安全かつ合理的に行うための取扱いについて定めるものとする。
(定義)
第2条 この細則において「スキャンによる電子化」(以下「電子化」という。)とは，紙媒体に記録された文書等をスキャナ等で読み取り，電子的な情報として病院情報管理システムで参照可能にすることをいう。
2 この細則において「スキャンシステム」とは，紙媒体をスキャンして電子保存するシステムをいう。
(対象文書)
第3条 スキャンシステムにより電子保存を行う対象紙媒体は，診療情報管理規程第2条2号に掲げる診療記録とする。
(スキャンシステム管理者)
第4条 本院に，電子化及びスキャンシステムに関する事項を総括するため，スキャンシステム管理者を置き，経営企画部長をもって充てる。
(スキャン情報作成管理者)
第5条 本院に，スキャン情報作成管理者(以下「作成管理者」という。)を置き，経営企画部副部長(医療情報担当)をもって充てる。
2 作成管理者は，電子化について職員を指導・監督し，電子化が適正な手続きで確実に実施されるための措置を講じなければならない。
(電子化の実施体制)
第6条 電子化は，経営企画課診療情報管理係(以下「診療情報管理係」という。)において行うものとする。ただし，緊急を要する場合には，外来，病棟等において電子化を行うものとする。
2 電子化は，次に掲げる方法で行うものとする。
(1) 紙媒体のスキャン登録
イ スキャン依頼票と紙媒体双方の患者番号，患者氏名，スキャン依頼枚数に相違がないことを電子化実施前に確認し，スキャン依頼票と紙媒体を重ねてスキャナ等で取込を行う。
ロ 取込後，モニターで患者番号，患者氏名，スキャン依頼枚数及び文書種別に相違がないことを確認し文書登録を行う。
ハ 取込ができない場合には，依頼元へ確認を行い返却する。
(2) 紙媒体の回収及び管理
イ 外来，病棟，中央診療施設等への紙媒体の回収は，定時の他緊急に要請があった場合には，診療情報管理係において行う。
ロ 電子化後の紙媒体は，日付順に保管する。
ハ 紙媒体の閲覧が必要となった場合には，迅速に対応できる体制とする。
(実施者の責務)
第7条 電子化の実施者は，診療情報の改ざんを防止するため，紙媒体の電子化対象の情報が作成されてから，又は情報を入手してから遅滞なく，電子化を行わなければならない。
2 前項の電子化は，休日に電子化対象の情報が作成された場合若しくは休日に情報を入手した場合又は紙媒体を継続的に必要とする場合を除いて，原則として1日以内に行うものとする。
(スキャナ等の機能および保存形式)
第8条 スキャナ等で読み取った電子情報と紙媒体との同一性を担保できるよう，紙媒体は300dpi，RGB各色8ビット(24ビット)以上の取込精度により電子化を行う。
(電子署名・タイムスタンプ)
第9条 スキャナ等で読み取った電子情報は，電子署名及び認証業務に関する法律に適合した電子署名・タイムスタンプを用いて，電子化を行った文書全体に電子署名・タイムスタンプを付与する。
2 電子化を行った場合には，スキャナ等で読み取った電子情報を原本とする。
(紙媒体の保存期間)
第10条 電子化した紙媒体の保存期間については，紙媒体の電子化後1年間とする。
(個人情報保護)
第11条 電子化を行う場合には，患者のプライバシー保護に留意し，個人情報保護を十分担保するものとする。
附則
この細則は，平成27年1月14日から施行し，平成26年2月3日から適用する。
附則(平成28年9月14日病院長裁定)
この細則は，平成28年9月14日から施行する。