第1　この要項は，「旭川医科大学病院における患者情報保護に関するガイドライン(個人情報管理専門委員会作成)」(以下「ガイドライン」という。)及び「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン(厚生労働省通知)」に基づき，本院の病院情報管理システムに接続されている端末機器等(以下「診療端末」という。)からの情報の持ち出し及び診療端末への情報の持ち込みに関し，必要な事項を定めるものである。

(利用機器)

第2　診療情報の診療端末からの持ち出し及び診療端末への持ち込みが認められる場合は，次に掲げる外部接続機器の利用を行った場合とする。

(1)　病院が貸与するUSBメモリ(以下「USBメモリ」という。)を外部接続機器として利用する場合

(2)　経営企画部長が認めたUSBメモリ以外の外部接続機器を利用する場合

(利用許可申請)

第3　外部接続機器を利用する場合は，次に掲げる申請書を経営企画部へ提出するものとする。

(1)　USBメモリを利用しようとする場合　USBメモリ貸与申請書(別紙様式1)

(2)　USBメモリ以外の接続機器を利用しようとする場合　USBデバイス接続申請書(別紙様式2)

(申請対象者)

第4　第3の規定により申請ができる者は，病院情報システムの利用アカウントを有する本学職員とする。

(許可)

第5　経営企画部長は，第3の規定により申請があった場合には，第6の規定の利用範囲内で外部接続機器の使用を許可することができる。

(利用範囲)

第6　診療情報の診療端末からの持ち出し及び診療端末への持ち込みは，病院業務(教育及び研究を含む。)の遂行上必要と判断された範囲に限る。

(USBメモリ利用者の遵守事項)

第7　USBメモリを利用しようとする者は，次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1)　USBメモリの貸与は，1人1個までとし，適正に自己管理すること。

(2)　USBメモリは，学内利用に限定し，敷地外へは持ち出さないこと。

(3)　診療データをUSBメモリへ持ち出す場合は，個人情報保護のために予め診療端末上で匿名化等の必要なデータ加工を施すこと。

(4)　利用が済んだデータは，USBメモリから消去すること。

(5)　USBメモリを，コンピュータウィルス等有害なソフトウェアの対策が十分に行われていないコンピュータで使用しないこと。

(6)　USBメモリを使用する際に必要となるパスワードは適切に設定すること。

(7)　返却されたUSBメモリは別の利用者に再貸与されるため，取扱いに注意を払うこと。

(8)　退職など職員の身分を失った場合は，すみやかにUSBメモリを返却すること。

(制限事項等)

第8　診療端末への情報の持ち込みにおいて，実行ファイルの形式に対して制限を設けるものとする。

2　USBメモリの操作ログおよびファイル実体をサーバーに蓄積するものとする。

(USBメモリの更新手続き)

第9　病院情報システム端末でのUSBメモリの最終利用日を起算日とし，2箇月を超えてUSBメモリの利用実績がない場合，利用に制限が加わるため，その際はUSBメモリを経営企画部に持参し，更新手続きを行うものとする。

(USBメモリの利用停止)

第10　経営企画部において，更新手続きが確認されなかったUSBメモリについては，強制的に利用を停止するものとする。

(外部接続機器の利用終了)

第11　利用者が，外部接続機器の利用を終了する場合は，経営企画部に対して次に掲げる手続きを行うものとする。

(1)　USBメモリの場合　経営企画部へ返却

(2)　経営企画部が認めたUSBメモリ以外の接続機器の場合　USBデバイス利用終了届(別紙様式3)を提出

(USBメモリの紛失等)

第12　USBメモリの紛失及び盗難が疑われた場合は，利用者は経営企画部へ遅滞なくUSBメモリ紛失届(別紙様式4)を提出するとともに，個人情報が含まれる可能性がある場合は，ガイドラインに基づき，事故報告等必要な手続きを行わなければならない。

(利用制限)

第13　USBメモリの不適切な利用が認められた場合は，利用者の使用を一定期間禁止するものとする。

(雑則)

第14　この要項に定めるもののほか，診療端末における外部接続機器の利用に関し必要な事項は，病院長が別に定める。

附則

附則(令和4年3月9日病院長裁定)